Lorsque vous lancez un projet, il peut être difficile pour votre équipe (et en particulier pour le coach en Design Thinking) de se familiariser et s’approprier l’environnement dans lequel elle va évoluer. C’est d’autant plus problématique que cela peut entraîner des difficultés, voire des retards parce que vous n’aurez pas identifié tous les acteurs qui auront un impact sur ce projet en amont.
La stakeholder map peut justement vous aider à aller dans le bon sens, et notamment à vous assurer de bien partager à tous les membres de votre équipe votre vision commune, et à faire en sorte que tout le monde pousse le projet dans la bonne direction.
La stakeholder map vous permettra de visualiser rapidement l’ensemble des parties prenantes, et de comprendre l’univers dans lequel va évoluer votre client. Si vous adoptez une approche design thinking, cet outil vous sera même indispensable. Dans cet article, nous allons donc définir en quoi consiste cette cartographie des parties prenantes, quand et pourquoi elle peut vous être bénéfique. Mais surtout, vous trouverez des outils pratiques à télécharger pour réaliser votre propre stakeholder map !
Qu’est-ce que la stakeholder map ?
La stakeholder map (ou cartographie des parties prenantes) est un processus collaboratif qui consiste à chercher, débattre et s’inspirer de plusieurs perspectives pour déterminer quels sont les acteurs clés de votre projet.
Le plus souvent, on retrouve :
- Les sponsors : qui initient le projet en mobilisant les ressources nécessaires ;
- L’équipe projet, chargée de son exécution ;
- Le groupe de référence : soit les personnes qui s’assureront que la solution trouvée fonctionne bien ;
Les utilisateurs finaux du produit ou service développé.
Pour identifier toutes ces parties prenantes, la réalisation de la stakeholder map va consister à :
- les identifier;
- analyser leur point de vue et leurs intérêts;
- les cartographier, notamment pour obtenir une représentation visuelle de leurs relations avec les objectifs du projet et les autres parties prenantes ;
- les hiérarchiser : en fonction de leur pertinence.
Comme pour beaucoup d’outils de design thinking, le processus de cartographie est, en lui-même, tout aussi important que le résultat final. Le travail de réflexion mobilisé pour réaliser la stakeholder map dépendra énormément des connaissances des personnes qui y participeront. Pensez donc à rassembler un groupe le plus large possible, en incluant des collaborateurs en interne et des sources externes à l’entreprise (qui comprendront par exemple mieux les besoins des utilisateurs).
Quand le stakeholder mapping est-il utile ?
De manière générale, il est toujours utile de disposer d’une représentation détaillée des parties prenantes d’un projet. La stakeholder map vous permettra de savoir quelles sont les personnes que vous devez impliquer pour développer votre produit ou service.
On peut cependant dire que sa réalisation est indispensable si vous comptez :
- Lancer un nouveau produit : en particulier si vous commencez de zéro. Connaître les parties prenantes (clients/personas, marchés, fournisseurs, investisseurs, etc.) vous permettra d’éviter les angles morts dans sa création. Par exemple, si vous n’avez pas identifié clairement votre marché, vous pouvez passer à côté de certaines réglementations, et vous retrouver avec un produit qu’il vous sera impossible de commercialiser.
- Pénétrer un nouveau marché avec votre produit : la stakeholder map vous permettra d’identifier et de comprendre les besoins de vos nouveaux clients, mais aussi des nouveaux partenaires (détaillants, etc.) qui pourront vous aider à vous faire une place.
- Démarrer un nouveau projet : il sera dans ce cas pertinent de cartographier toutes les parties prenantes dont vous aurez besoin en interne, comme le chef de projet, les développeurs, etc.
Quels sont ses avantages en termes de design thinking ?
La stakeholder map présente comme vous le voyez plusieurs avantages. Son principal objectif est de vous permettre d’identifier les acteurs clés qui vont influer sur la réalisation du projet, et donc sur sa réussite. Mobiliser les principales parties prenantes aidera également les chefs de projet à obtenir des informations et des idées précieuses.
Plus précisément, vous pourrez cibler quel est le stakeholder qui aura le plus d’influence, et lui allouer les ressources dont il a besoin. En termes de design thinking, la stakeholder map vous aide également à vous concentrer sur ceux et celles qui bénéficieront le plus du produit final, et donc de le concevoir de telle sorte à ce qu’il réponde pleinement à leurs attentes. Vous pourrez aussi concentrer vos efforts de marketing sur ce groupe cible, et donc booster vos futures ventes.
Souvent, lorsque vous créez une représentation visuelle des parties prenantes de votre projet, vous voyez plus clairement quelles sont celles qui ont des contraintes ou, au contraire, le plus de ressources. Encore une fois, cela vous permettra de positionner les bonnes personnes dans votre projet.
Les tools à télécharger pour faire sa stakeholder map
Pour réaliser votre steakholder map, vous aurez besoin des bons outils. Ces derniers, que vous pouvez facilement télécharger sous forme de templates, vous permettront de mieux organiser vos parties prenantes, et à représenter les dynamiques entre chacune d’entre elles.
La grille Puissance / Influence vs Intérêt
Parmi les outils disponibles, on retrouve par exemple la grille Puissance / influence vs Intérêt. Son utilisation permet de déterminer les intérêts qui doivent être pris en compte. Mais aussi et surtout les coalitions entre stakeholders qui doivent être encouragées ou non, et ceux dont l’adhésion doit être recherchée ou cooptée.
La matrice Puissance / Dynamisme
La matrice puissance/dynamisme de Gardner et Al permet quant à elle de visualiser le pouvoir d’une partie prenante et sa capacité à changer de position ou d’opinion. Lorsque le dynamisme d’un stakeholder est faible, sa position et son attitude sont plus facilement prévisibles. Et ses attentes pourront donc être satisfaites de manière relativement simple.
Le modèle Pouvoir / Légitimité et Urgence
Ce modèle de stakeholder map créé par Mitchell, Agle et Woods permet d’identifier le comportement des parties prenantes sur la base de leur :
- Pouvoir : d’influencer l’équipe projet et la conception du produit ;
- Légitimité : de leurs actions et relations avec l’équipe (notamment en terme de désirabilité ou de pertinence);
- Urgence des exigences fixées.
Si une partie prenante est placée dans la zone 1, 2 ou 3, elle est désignée comme un stakeholder latent. Ces derniers n’ont qu’une des trois caractéristiques. C’est le cas par exemple d’un utilisateur qui aura un problème urgent, mais pas de pouvoir ou de légitimité.
Celles placées dans les zones 4, 5 ou 6 sont désignées comme des stakeholder en attente. Ils présentent deux ou trois caractéristiques et sont le plus souvent des employeurs ou des investisseurs.
Pour finir, celles qui ont les trois caractéristiques et qui se trouvent dans la zone 7 sont des stakeholder définitifs, et doivent être la priorité absolue de l’équipe.
La stakeholder map des relations, de l’influence et des sentiments
Pour finir, cet outil de cartographie, créé par Glenn Hughes, est un excellent moyen de représenter la force de la relation que vous entretenez avec toutes les parties prenantes de votre projet. Et ainsi d’identifier leur importance et leur avis concernant votre produit ou service.
- Les lignes indiquent la nature de la relation (complètes pour forte, en pointillé pour faible);
- La taille du cercle équivaut à l’importance de l’influence de la partie prenante ;
- Sa couleur correspond à l’opinion qu’elle a concernant le produit ou le projet (vert pour positive, rouge pour négative)
Les plus grands cercles verts avec des lignes pleines seront donc les principales parties prenantes qui peuvent vous aider à faire avancer votre projet.
La réalisation d’une stakeholder map peut donc être considérée comme un excellent moyen de mitiger vos risques. Répondre aux exigences des parties prenantes de votre projet, et surtout les satisfaire réduira le risque que ce dernier échoue. Un logiciel de gestion de projet en ligne (comme Smartsheet) vous aidera à conserver un meilleur engagement de tous vos stakeholders.
